GUIDE PRATIQUE
Comment remplir le cahier d’appel : le guide complet
Ce que l’enseignant doit noter chaque demi-journée, comment compter les absences et les retards, et ce qu’il faut calculer en fin de mois et en fin d’année.
Ce qu’on note à chaque demi-journée
Le registre d’appel doit être tenu deux fois par jour : une fois le matin, une fois l’après-midi. À chaque appel, on relève pour chaque élève s’il est présent ou absent. C’est cette double saisie quotidienne qui fait que tout se compte ensuite en demi-journées et non en journées.
Une journée d’école = 2 demi-journées. Un élève absent toute la journée compte donc pour 2 demi-journées d’absence, et non 1.
Faut-il noter les retards comme des absences ?
Non. Un élève qui arrive en retard mais qui assiste bien à la demi-journée est présent : on ne le compte pas dans les demi-journées d’absence. Le retard peut être noté séparément dans une colonne d’observations si ton école en tient une, mais il ne rentre pas dans le calcul du pourcentage.
Absences justifiées ou non justifiées
Pour le calcul du pourcentage de présence, on compte toutes les demi-journées d’absence, qu’elles soient justifiées ou pas : le taux de présence mesure le temps réellement passé en classe. La distinction justifié / non justifié sert au suivi de l’absentéisme et au signalement, pas au calcul du taux.
Ce qu’on calcule en fin de mois
La plupart des académies demandent, chaque fin de mois :
- le nombre de demi-journées possibles (élèves × demi-journées de classe du mois) ;
- le total des demi-journées d’absence de la classe ;
- le pourcentage de présence qui en découle.
Ce qu’on calcule en fin d’année
En fin d’année scolaire, on cumule les demi-journées possibles et les absences de tous les mois pour obtenir le taux de présence annuel de la classe. Garder le détail mois par mois permet de vérifier une valeur qui paraît fausse, et de fournir le détail si l’administration le demande.
Cumuler les statistiques de l’année →
Les erreurs les plus fréquentes
- Compter en journées au lieu de demi-journées : c’est l’erreur qui fausse le plus souvent le résultat, elle divise le total d’absences par deux.
- Oublier de multiplier par le nombre d’élèves : les demi-journées possibles ne sont pas le nombre de demi-journées de classe, mais ce nombre × l’effectif.
- Compter les jours fériés et les vacances : seules les demi-journées où la classe avait effectivement lieu entrent dans le calcul.
- Inclure les retards dans les absences (voir plus haut).
Questions fréquentes
Que doit-on inscrire dans le cahier d’appel chaque jour ?
Les élèves absents à chacune des deux demi-journées, et le motif quand il est connu. Le cahier sert de preuve de l’appel : il se remplit au moment de l’appel, pas reconstitué en fin de semaine.
Comment noter un élève arrivé en retard ?
On le note présent, avec une mention de retard. Un retard n’est pas une demi-journée d’absence dès lors que l’élève a bien été en classe sur la demi-journée, et il ne doit donc pas entrer dans le décompte des absences.
Comment noter une absence justifiée par les parents ?
On note l’absence et son motif. Elle reste une demi-journée d’absence dans le décompte de présence ; ce qui change, c’est qu’elle ne compte pas dans les quatre demi-journées sans motif légitime qui déclenchent le signalement.
Que faire en cas d’erreur dans le cahier d’appel ?
On barre proprement sans effacer ni surcharger, on écrit la correction à côté et on la date. Le cahier d’appel est un document susceptible d’être produit en cas de litige : une rature lisible vaut mieux qu’une case repassée.
Le cahier d’appel peut-il être tenu au format numérique ?
Beaucoup d’écoles utilisent un outil numérique, souvent doublé d’un support papier pour les sorties et les remplacements. Vérifiez ce que votre école et votre circonscription attendent : la forme varie, l’obligation de tenir l’appel deux fois par jour, non.
Voir le détail de la formule et un exemple chiffré →